STATIK e Kanban

Na gestão moderna de projetos, especialmente em ambientes complexos e multifuncionais, uma abordagem sistemática é essencial para transformar gargalos e ineficiências em oportunidades de melhoria contínua.

É aqui que o System Thinking Approach to Implementing Kanban (STATIK) se destaca, oferecendo um caminho estruturado para a implementação do Kanban de forma eficaz e adaptada ao contexto específico da organização. Neste artigo, quero compartilhar como o STATIK funciona e os impactos dessa abordagem para equipes que buscam uma gestão de fluxo otimizada.

O que é STATIK?

STATIK, ou "System Thinking Approach to Implementing Kanban", é uma metodologia que guia a implementação do Kanban de maneira sistemática, utilizando o pensamento sistêmico para avaliar o fluxo de trabalho e identificar problemas antes de definir soluções. Ao invés de apenas aplicar um sistema de cartões e quadros, o STATIK foca em entender como o trabalho flui, quais são os pontos de fricção e como criar um sistema Kanban que seja realmente útil para a equipe.

STATIK consiste em sete etapas principais que, quando aplicadas adequadamente, geram um entendimento profundo dos fluxos de trabalho e permitem a construção de um sistema de gestão visual que endereça os desafios e limitações do contexto.

As etapas são:

1. Entender o Propósito do Sistema: O primeiro passo é compreender por que o sistema existe e qual valor ele entrega ao cliente. Essa fase garante que o time esteja alinhado com o propósito do trabalho.

2. Entender o Fluxo de Trabalho: Aqui, o foco é mapear o estado atual do trabalho. Identificar quais são os estágios que uma tarefa percorre desde sua entrada até a entrega ao cliente. Essa etapa também envolve a identificação de diferentes tipos de atividades, como trabalho planejado, trabalho não planejado e interrupções.

3. Identificar Tipos de Trabalho: Diferentes tipos de trabalho têm diferentes comportamentos. Saber quais tipos de trabalho sua equipe realiza permite definir classes de serviço e tratá-las adequadamente. Isso ajuda a diferenciar atividades como manutenção, inovação, suporte ao cliente, entre outras.

4. Entender a Demanda e a Capacidade: Nesta fase, é necessário medir a demanda recebida pela equipe e comparar com a capacidade do time. Isso ajuda a entender se o time está sobrecarregado e onde há desequilíbrios. É importante considerar tanto a variabilidade da demanda quanto a capacidade disponível em diferentes momentos.

5. Mapear Classes de Serviço: Classes de serviço ajudam a diferenciar tipos de trabalho com base em sua urgência, importância ou necessidade de alocação diferenciada de recursos. Isso permite criar políticas de prioridade que otimizam a entrega de valor. Algumas classes de serviço comuns incluem emergencial, data fixa, padrão e itens de baixa prioridade.

6. Desenhar um Sistema Kanban Inicial: Agora, a equipe já tem informações suficientes para definir como o quadro Kanban deve ser estruturado. Aqui são definidos os limites de WIP (trabalho em progresso), cadências e políticas que o sistema irá utilizar. Além disso, é fundamental definir políticas explícitas que guiem o comportamento da equipe, como critérios de entrada e saída de tarefas em cada coluna do quadro.

7. Implementar e Revisar: Finalmente, é hora de implementar o sistema e começar a medir os impactos no fluxo. A revisão contínua e a adaptação fazem parte desse processo para garantir a melhoria contínua. Essa etapa envolve a coleta de métricas como lead time, tempo de ciclo e taxa de entrega, além de reuniões regulares para discutir o desempenho e ajustar o sistema conforme necessário.

Benefícios da Aplicação do STATIK no Kanban

A aplicação do STATIK ao Kanban vai além da simples implementação de um quadro para visualização. Ao seguir esta abordagem estruturada, as equipes podem alcançar uma série de ganhos significativos:

- Aprimoramento na Visualização do Fluxo de Trabalho: O STATIK permite que o sistema Kanban seja desenhado de maneira que reflita com precisão o fluxo de trabalho real, ajudando a visualizar gargalos e facilitando a intervenção quando necessário.

- Redução de Gargalos e Melhoria da Eficiência: Com o mapeamento da capacidade e da demanda, as equipes podem identificar onde há sobrecarga e trabalhar para reequilibrar o fluxo, resultando em menor lead time e maior previsibilidade.

- Melhoria na Alocação de Recursos: Ao mapear as classes de serviço e entender a natureza dos diferentes tipos de trabalho, as equipes conseguem priorizar melhor suas tarefas e alocar recursos de forma mais estratégica, o que ajuda a lidar com prazos críticos e compromissos.

- Adoção de Melhoria Contínua: O STATIK fornece uma base sólida para a melhoria contínua ao incentivar as equipes a constantemente revisar seu sistema Kanban, com foco em como o trabalho pode ser melhor organizado e entregue com eficiência.

- Foco no Pensamento Sistêmico: Em vez de resolver problemas pontuais, o STATIK ajuda as equipes a pensar de forma sistêmica, entendendo a causa raiz dos problemas e propondo melhorias que impactam o sistema como um todo, gerando mais valor ao cliente.

Dicas Práticas para Aplicar o STATIK no Kanban

De acordo com alguns artigos, algumas dicas práticas para aplicar o STATIK incluem:

- Envolver as Partes Interessadas: É essencial envolver todas as partes interessadas para garantir que todos tenham uma compreensão clara do propósito do sistema e das melhorias necessárias. Quando todos entendem o valor do que está sendo feito, fica mais fácil conseguir apoio e colaboração.

- Começar Pequeno e Evoluir: Em vez de tentar implementar grandes mudanças de uma vez, recomendo começar com um sistema simples e evoluir gradualmente conforme o time se adapta às mudanças e começa a ver os benefícios. Pequenos ajustes contínuos costumam ser mais eficazes e menos traumáticos do que mudanças drásticas.

- Focar nas Políticas Explícitas: Definir políticas explícitas para o sistema Kanban ajuda a guiar o comportamento da equipe e cria um ambiente de transparência, onde todos sabem como o trabalho deve ser tratado em diferentes situações. Isso evita ambiguidades e promove um senso de justiça e clareza para todos.

- Revisão Contínua e Adaptação: A revisão regular do sistema Kanban e das métricas coletadas é fundamental para garantir que o sistema continue alinhado com os objetivos da equipe e da organização. Isso significa reunir-se periodicamente para avaliar o que está funcionando e o que precisa ser ajustado.

Impactos na Gestão de Projetos e na Cultura da Organização

Para equipes que já utilizam práticas ágeis ou Lean, o STATIK adiciona uma camada de profundidade e análise estratégica ao processo de implementação do Kanban. Essa abordagem pode mudar a maneira como a organização enxerga o trabalho e como seus membros colaboram. Algumas mudanças culturais e de gestão que o STATIK fomenta são:

- Maior Transparência e Colaboração: A aplicação do STATIK permite que as equipes tenham uma visão clara das limitações de capacidade e dos gargalos, promovendo uma colaboração mais orientada a resolver problemas sistêmicos. Quando todos têm acesso à mesma informação, as conversas são mais produtivas e focadas em resolver o que realmente importa.

- Tomada de Decisão Baseada em Dados: Ao compreender profundamente o fluxo de trabalho e a relação entre demanda e capacidade, a equipe de gestão está mais equipada para tomar decisões informadas, evitando compromissos que excedem a capacidade do time e minimizando desperdícios. Isso também ajuda a criar expectativas realistas para os stakeholders.

- Autonomia e Responsabilidade: Ao promover o entendimento do propósito do sistema e a relação entre a demanda e a capacidade, o STATIK incentiva as equipes a assumirem mais responsabilidade pelo seu trabalho e buscarem melhorias proativamente. Quando o time entende o contexto e as consequências de suas ações, a tendência é que a qualidade das decisões melhore.

- Incremento de Valor ao Cliente: Como o foco inicial é entender o valor entregue ao cliente, toda a construção do sistema Kanban está orientada para otimizar esse valor, reduzindo desperdícios e focando no que realmente importa. Isso significa entregar resultados que realmente fazem a diferença para o cliente final.

A aplicação do STATIK na implementação ou melhoria do Kanban proporciona um diferencial competitivo para equipes que buscam uma gestão de fluxo mais eficiente e estratégica.

Ao seguir esta abordagem, as organizações não apenas implementam um sistema visual de trabalho, mas garantem que ele esteja profundamente alinhado com as necessidades dos clientes e com a capacidade interna.

Essa integração estratégica eleva a maturidade da equipe em gestão de fluxo e garante que a melhoria contínua seja mais do que um conceito, mas uma prática diária.

Se sua equipe está enfrentando desafios com a eficiência do fluxo de trabalho ou se deseja iniciar uma transformação Kanban de forma estruturada, aplicar o STATIK pode ser o passo que faltava.

Comece entendendo profundamente seu sistema atual e faça do STATIK a chave para o sucesso da sua jornada Kanban.

Deixe seus comentários e compartilhe como sua equipe que tem trabalhado com Kanban e nos diga quais foram os desafios encontrados na implementação.

Vamos continuar essa conversa e aprender juntos! ;)

Att,

Gabriel Chantre